Untitled Zarządzenie nr 40/03 Burmistrza Pogorzeli z dnia 18 września 2003 r. w sprawie : Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pogorzeli
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (
Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, z późniejszymi zmianami) nadaję:
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pogorzeli Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pogorzeli, zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Pogorzeli zwanego dalej
“Urzędem”,
organizację Urzędu,
zasady funkcjonowania Urzędu, zakres działania kierownictwa Urzędu oraz poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Pogorzela,
2) Radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Pogorzeli ,
3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku
Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio:
Burmistrza Pogorzeli, Zastępcę Burmistrza Pogorzeli, Sekretarza
Gminy Pogorzela, Skarbnika Gminy Pogorzela oraz Kierownika
Urzędu Stanu Cywilnego w Pogorzeli.
§ 3
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest miasto Pogorzela ul. Rynek 1 .
§ 4
1. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 7.oo. do 15.oo
a w poniedziałki od 7.30 do 15.30.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele,
święta i dni powszednie wolne od pracy w godzinach od 10.00 do
17.00.
Rozdział II. ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz
innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków
należytego wykonywania spoczywających na Gminie :
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami
administracji rządowej (zadań powierzonych),
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia
międzygminnego,
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia
komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone
gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub
przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 6
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w
wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania
uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu
administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności
prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności
faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania,
rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz
innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z
przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady,
posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w
strukturze Gminy,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do
powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie
korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako
pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa pracy.
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią :
1. Kierownictwo Urzędu:
1) Burmistrz,
2) Z-ca Burmistrza,
3) Sekretarz Gminy,
4) Skarbnik Gminy - Kierownik Referatu Finansów.
2. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:
- Referat Finansowy (RF)
a) stanowisko d/s wymiaru podatków
b) stanowisko d/s księgowości budżetowej i płac
c) stanowisko d/s obsługi kasy
d) stanowisko d/s księgowości podatkowej i windykacji należności
e) stanowisko d/s księgowości budżetowej
- Referat Budownictwa, Planowania, Gospodarki Komunalnej i
Mieszkaniowej oraz Drogownictwa (RBPGKiMD):
a) kierownik Referatu
b) stanowisko d/s Budownictwa i Planowania,
c) stanowisko d/s Dodatków Mieszkaniowych
- kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC)
- stanowisko d/s Ewidencji Ludności, Dowodów Osobistych i Spraw
Wojskowych (ELDOiSW)
- stanowisko d/s Kultury, Kultury Fizycznej, Handlu, Ochrony P-poż.,
Obrony Cywilnej i Ochrony Informacji Niejawnych (KKFHOPOCOIN)
- Radca Prawny (RP)
- stanowisko d/s Obsługi Organów Gminy (00G)
- stanowisko d/s Organizacji i Kadr (OK)
- stanowisko d/s Gospodarki Gruntami, Rolnictwa, Leśnictwa i
Melioracji, (GGRLiM)
- stanowisko d/s Ochrony Środowiska i Promocji Gminy (OŚPG)
- informatyk (I)
2. Na czele referatów stoją kierownicy.
§ 8
1. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podziału Referatów na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz w drodze
zarządzenia wewnętrznego.
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU § 10
Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
planowania pracy,
kontroli wewnętrznej
podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Referaty oraz
wzajemnego współdziałania,
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 13
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób
racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej
staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej
oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 14
Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i
służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych
pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie
powierzonych zadań.
Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i
Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację
swoich zadań.
3. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w
sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą
za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi
przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad
nimi.
5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza i kierowników referatów
określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 15
1. Urząd działa zgodnie z rocznym planem pracy.
2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik
nr 3 do Regulaminu.
§ 16
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie
prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne
Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych
pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa
załącznik nr 4 do Regulaminu.
§ 17
1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i
Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami
organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany
informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY § 18
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1) Reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2) Prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i
wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec
wszystkich pracowników Urzędu,
5) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki
organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6) okresowe zwoływanie - nie rzadziej jednak, niż raz w miesiącu -
narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek
organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji
zadań,
7) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz
organizowanie ich współpracy,
8) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami
organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
9) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut
Gminy nie stanowi inaczej,
10) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
11) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
12) upoważnianie swojego Zastępcy lub innych pracowników Urzędu do
wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w
indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
13) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od
przewodniczącego rady gminy oraz pracowników samorządowych
upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu
decyzji administracyjnych,
14) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez
pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
15) wykonywanie innych zadania zastrzeżonych dla Burmistrza przez
przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.
16) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej
Urzędu jako pracodawcy,
§ 19
1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod
nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn
niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z
upoważnienia Burmistrza.
§ 20
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2) opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
3) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw
związanych z doskonaleniem kadr,
5) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia
pracy Urzędu,
6) nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Burmistrza,
7) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników
bezpośrednio mu podległych
8) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i
zakupem środków trwałych,
9) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
ewidencja czasu pracy pracowników,
10) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
11) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
12) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia
Burmistrza.
§ 21
Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie
rachunkowości ,
2) kierowanie pracą Referatu Finansowego,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować
powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym
osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz
zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.
Rozdział VI PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI PRACY
§ 22
1. Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk pracy
należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności
organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie
materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także
wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi
i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów
niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o
realizacji zadań,
5) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia
zawodowego pracowników danego wydziału,
6) przechowywanie akt,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do
danego referatu lub samodzielnego stanowiska pracy,
10) prowadzenie rejestru przyjmowanych podań kierowanych przez
obywateli do innych organów,
11) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
12) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.
2. Ogólne obowiązki Kierowników Referatów jako przełożonych
służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu.
§ 23
Do zadań stanowiska d/s Organizacji i Kadr należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i
wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz
innych pism wpływających do Urzędu,
4) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
6) prowadzenie archiwum zakładowego,
7) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz akt osobowych pracowników,
9) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie
czynności z zakresu prawa pracy,
10) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
11) kompletowanie wniosków emerytalno rentowych,
12) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym
materiały biurowe i kancelaryjne,
13) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
14) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
15) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
16) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
17) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji
dotyczących bhp,
18) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów
dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz
wyników badań środowiska pracy,
udział w dochodzeniach powypadkowych,
współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
udział w pracy zakładowej komisji bhp.
§ 24
Do zadań Biura Rady należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno - techniczne a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie
Referatami i stanowiskami materiałów dotyczących projektów uchwał
Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady
tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej
komisje,
3) przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i
od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej
komisji,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z
przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji
i Burmistrza,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i
jej komisji,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych
przez radnych,
9) organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady nie
będących radnymi,
współpraca z sołtysami.
§ 25
Do zadań Referatu Finansowego należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu
Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy
3) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów
budżetu Gminy,
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków
z zakresu sprawozdawczości,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych
jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku
finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych.
13) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i
opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i
opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy a w szczególności :
prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej
świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat
przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i płat.
14) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe
uiszczanie opłat z tym związanych,
15) prowadzenie księgi inwentarzowej.
§ 26
Do zadań Referatu Budownictwa, Planowania Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej oraz Drogownictwa należą sprawy z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej, a w szczególności dotyczące:
1) administrowania, gospodarowania i zarządzania gminnym zasobem
lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi,
2) dodatków mieszkaniowych,
3) przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych
oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób
zwolnionych z zakładów karnych,
4) zarządu nieruchomościami wspólnymi,
5) przejmowania zakładowych budynków mieszkalnych,
6) egzekucji w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli
lokalowej,
7) stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
9) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych,
10) cmentarzy w tym cmentarzy wojennych.
11)prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień
publicznych referatu,
12) prowadzenie i nadzorowanie inwestycji gminnych.
13) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i
ulicami miejskimi a w szczególności:
a) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk
organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do
poszczególnej kategorii,
b) projektowanie przebiegu dróg,
c) budowę, modernizację i ochronę dróg,
d) zarządzanie drogami,
e) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania
pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
f) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg
publicznych.
14) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy, a w szczególności :
a) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i
uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
b) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań
rządowych do miejscowych planów zagospodarowania
przestrzennego.
15) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz
wydawanie odpisów i wyrysów,
16) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów
zagospodarowania przestrzennego,
17) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i
przygotowanie wyników tej oceny,
dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany
miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
18) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi
wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania
przestrzennego,
19) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i
zagospodarowania terenu,
20) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i
zagospodarowania terenu,
21) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu,
wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz
analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i
zagospodarowania trenu,
22) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości,
ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,
prowadzenie i nadzorowanie grupy pracowników fizycznych, wykonujących
obsługę Gminy w zakresie remontów budynków komunalnych, utrzymania czystości i porządku i terenów zieleni.
§ 27
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:
1) rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń
mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu
cywilnego,
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz
zaświadczeń,
4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt
zbiorowych,
5) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz
innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i
opiekuńczego,
6) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa, wskazywania kandydata na opiekuna prawnego,
7) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.
§ 28
Do zadań Stanowiska ds. Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych
należy prowadzenie spraw z tego zakresu a w szczególności:
1) ewidencji ludno
ści i dokumentów stwierdzających tożsamość,
2) ustalanie informacji adresowych,
3) wydawanie dowodów osobistych,
4) prowadzenie sprawozdawczości statystycznej dotyczącej ruchu
ludności,
5) wydawanie decyzji w sprawach zameldowań i wymeldowań,
6) realizacja zadań związanych z powszechnym obowiązkiem obrony, w
tym udział w przygotowaniu poboru i jego przeprowadzeniu,
prowadzenie rejestracji przedpoborowych,
7) przyjmowanie zgłoszeń o organizacji zabaw publicznych lub
zgromadzeń
8) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców.
§ 29
Do zadań Radcy Prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu a w szczególności :
1) opiniowanie pod względem formalno - prawnym projektów aktów
prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał Rady Miejskiej,
2) obsługa prawna Burmistrza i komórek organizacyjnych Urzędu, jak
również prowadzenie spraw zastępstwa sądowego i przed komisjami
arbitrażowymi,
3) nadzór nad stosowaniem przepisów kodeksu postępowania
administracyjnego w komórkach organizacyjnych Urzędu,
4) opiniowanie projektów umów i porozumień,
5) wydawanie opinii prawnych dot. rozwiązania z pracownikami
stosunków pracy,
6) współdziałanie w doskonaleniu zawodowym pracowników,
7) realizacja innych zadań przewidzianych w przepisach obsługi prawnej,
8) udzielanie porad prawnych mieszkańcom miasta i gminy.
§ 30
Do zadań stanowiska d/s Gospodarki Gruntami, Rolnictwa, Leśnictwa i Melioracji należy prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania nieruchomości a w szczególności związanych z :
1) gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami
zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania
przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w
użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w
trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,
2) ustalaniem ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3) organizowaniem przetargów na zbywanie prawa własności, prawa
użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność
gminy,
4) nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
5) komunalizacją gruntów,
6) prowadzeniem ewidencji gruntów komunalnych,
7) tworzeniem zasobu gruntów i gospodarowaniem nim - zgodnie z
zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,
8) wyposażaniem gruntów w urządzenie komunalne,
9) zagospodarowaniem wspólnot gruntowych.
10) łowiectwa,
11) zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
12) pracowniczych ogrodów działkowych,
13) ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne
b) wyłączania gruntów z produkcji,
c) rolniczego wykorzystania gruntów,
d) rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych
i użyźniania innych gruntów,
14) przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,
15) nasiennictwa,
16) gospodarki wodnej,
§ 31
Do zadań stanowiska d/s Ochrony Środowiska i Promocji Gminy należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska oraz sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocja na zewnątrz, a w szczególności dotyczących:
1) ochrony i kształtowania środowiska w tym:
a) zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
b) ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,
c) ochrony środowiska przed odpadami,
d) utrzymanie porządku i czystości,
2) ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne
b) wyłączania gruntów z produkcji,
c) rolniczego wykorzystania gruntów,
d) rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i
użyźniania innych gruntów,
3) ochrona wód,
4) ochrony powietrza atmosferycznego.
5) opracowywania programów gospodarczych, w tym wykonywania
prac studialnych i prognostycznych,
6) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych
występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,
7) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów
promujących Gminę na zewnątrz,
8) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków
masowego przekazu,
9) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą.
§ 32
Do zadań stanowiska d/s Obrony Cywilnej, Kultury, Kultury Fizycznej, Handlu, Ochrony P-poż., Obrony Cywilnej i Ochrony Informacji Niejawnych należy prowadzenie spraw związanych z:
1) ewidencją przedsiębiorców,
2) zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,
3) określaniem cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego
transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami a także
określanie stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków
taksówkami osobowymi i bagażowymi,
4) ustalaniem czasu pracy placówek handlowych, usługowych i
gastronomicznych,
5) targami i targowiskami,
6) do zadań Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy związane z
ochroną tajemnicy państwowej i służbowej a w szczególności:
- zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
- ochrona systemów i sieci informatycznych,
- zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
- kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania
przepisów o ochronie tych informacji,
- okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
- opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
- szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
7) sprawy związane z kulturą i sztuką oraz kulturą fizyczną,
wypoczynkiem i rekreacją, a w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z bibliotekami m.in. spraw
tworzenia łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek, nadawania
im statutów oraz zapewnienia bibliotekom właściwych warunków
działania, prowadzenie spraw dotyczących zakładania, utrzymywania
i nadzorowania bibliotek publicznych,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony
dóbr kultury i muzeów,
- realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej w tym sportu,
rekreacji i wypoczynku za wyjątkiem pracowniczych ogrodów
działkowych.
8) sprawy związane z ochroną zdrowia, a w szczególności dotyczące:
- wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi
- zwalczania chorób zakaźnych,
9) zbiórek publicznych
10) sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:
- przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
- współdziałania z organami wojskowymi,
- administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i
ewidencji,
- orzekania o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad
członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem
za jedynego żywiciela
, - przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na
utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i
opłat eksploatacyjnych,
- tworzenia formacji obrony cywilnej,
- nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony
ludności,
- świadczeń na rzecz obrony,
- udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
- zakwaterowania sił zbrojnych.
11) prowadzenie spraw w zakresie zapobiegania i zwalczania pożarów a
w szczególności :
- zapewnienia na terenie gminy zasobów wody do gaszenia pożarów,
- współpraca i pomoc OSP.
Rozdział VII.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE § 33
Załączniki nr 1 - 4 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 34
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pogorzeli uchwalony przez Radę Miasta i Gminy w Pogorzeli uchwałą nr VIII/42/94 w dniu 30.12.1994 r.
Załącznik Nr 2
ZASADY PODPISYWANIA PISM
§ 1
Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem
Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Referatów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w
jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym
pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z
zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami
administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane
za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.
§ 2
Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
§ 3
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
§ 4
Kierownicy Referatów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania Referatów, nie zastrzeżone do
podpisu Burmistrza,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania
których zostali upoważnieni przez Burmistrza,
3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatów i
zakresu zadań dla poszczególnych referatów lub stanowisk.
§ 5
Kierownicy Referatów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni ich zastępcy lub inni pracownicy.
§ 6
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
Załącznik Nr 3
ZASADY PLANOWANIA PRACY
§ 1
1. Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy i służy
sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne wydziały oraz
wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji
tych zadań.
2. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i
zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd.
3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i
powtarzalnym.
§ 2
1. Roczny plan pracy ustala Burmistrz do dnia 31 grudnia roku
poprzedniego.
2. Roczny plan pracy Urzędu obejmuje programy działania
poszczególnych Wydziałów oraz zadania Urzędu nie przypisane
poszczególnym Wydziałom.
3. Sekretarz przedkłada Burmistrzowi w terminie do dnia 1 listopada
roku poprzedniego propozycje zadań nie przypisanych poszczególnym
Wydziałom.
4. Kierownicy poszczególnych Referatów przedkładają Burmistrzowi i
Sekretarzowi w terminie do dnia 15 października roku poprzedniego
programy działania Referatów.
§ 3
1. Programy działania Referatów obejmują w szczególności:
1) zadania Referatu wynikające z zakresu jego działania, określonego w
regulaminie,
2) sposób oraz terminy realizacji zadań Referatu,
3) osoby odpowiedzialne za realizację zadań Referatu,
4) wskazanie Referatów lub stanowisk współdziałających w realizacji
danego zadania,
5) zamierzenia w zakresie doskonalenia pracy Referatu,
6) plan szkoleń pracowników Referatu.
2. Programy działania Referatów zatwierdza Burmistrz.
§ 4
1. Roczny plan pracy Urzędu jest aktualizowany stosownie do
modyfikacji zakresu zadań Urzędu wynikającej ze zmian stanu
prawnego i innych przyczyn.
2. Aktualizacji rocznego planu pracy Urzędu dokonuje Burmistrz w
formie aneksu.
§ 5
1. Aktualizacji programów działania Referatów dokonują ich kierownicy
w formie aneksu.
2. Paragraf 3 ust. 2 i § 4 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 6
1. Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z rocznego planu
pracy Urzędu odpowiada Burmistrz.
2. Na podstawie materiałów własnych i informacji uzyskanych od
kierowników Referatów i z samodzielnych stanowisk pracy, Sekretarz
przedkłada Burmistrzowi pisemne sprawozdanie z realizacji rocznego
planu pracy Urzędu w terminie do 15 lutego następnego roku.
§ 7
Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z programów działania Referatów odpowiadają ich kierownicy.
§ 8
1. Sekretarz kontroluje na bieżąco realizację rocznego planu pracy
Urzędu, w odniesieniu do poszczególnych Referatów i rozlicza
Kierowników Referatów z wykonania zadań.
2. Kierownicy Referatów kontrolują na bieżąco realizacje programów
działania przez podległe Referaty i rozliczają podległych pracowników
z wykonania zadań ujętych w tych programach.
ZAŁĄCZNIK NR 4
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1
Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności
poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych
stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z
zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska,
stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich
dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych
czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki
poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania
kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 4
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający
bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie
działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub
stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności
według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku
postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z
prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności:
dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz
pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5
Kontroli dokonują:
1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa
udzielonego przez Burmistrza - w odniesieniu do kierowników
poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk ( w tym
stanowisk samodzielnych),
2) kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu
do podporządkowanych im pracowników.
§ 6
1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie
14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego
kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej
albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski
kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz
wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w
protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika
kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika
zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie
podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych
nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych
decyduje Burmistrz.
§ 7
W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8
Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują :
- Burmistrz,
- kontrolowany.
§ 9
1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową
zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu
pokontrolnego.
2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z
innych kontroli niż kompleksowa.